Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как одобрать статью по сроку хранению

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область

В соответствии с п. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п. Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п. Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как одобрать статью по сроку хранению

В деятельности любой организации формируются документы, сохранность которых она должна обеспечить. Количество документов напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений.

Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения. Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год. Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы. И их единого утвержденного списка вам сейчас никто не даст!

Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу? Росархивом Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период 1 год, 5 лет, 75 лет и т.

Во всех этих случаях мы сразу понимаем, что делать с описанными документами, подшитыми в дело. Это позволяет управляющей компании максимально обезопасить себя от ошибок при определении сроков хранения тех или иных документов на местах. Можно, например, продлить сроки хранения дел , имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.

Наши специалисты по управлению документами уже давно столкнулись с этой проблемой. Ситуацию усложняют и имеющиеся противоречия. Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах. Постараемся разобраться в этой проблеме подробнее:. Федеральный закон от Самостоятельное снижение сроков хранения документов , установленных нормативными документами, чревато неприятными последствиями.

А вот увеличивать для своих документов предписанный свыше срок жизни можно. Для ее осуществления в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия ЭК. В ее состав включаются наиболее опытные специалисты, хорошо знающие состав и содержание образующихся документов, а также значение и ценность заключенной в них информации.

В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива или лицо, ответственное за архив организации. Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Основная сложность по определению сроков хранения документов на этом этапе — учет всех ситуаций, в которых отсутствие документов может привести к материальным или иным потерям.

Как сделать это наиболее рационально? Для работы в ситуации неопределенности разработана специальная методология управления. Мы предлагаем вам воспользоваться риск-менеджментом. Сначала экспертным путем для каждого из них определяются важность и степень вероятности, а потом эти два числа умножаются. По полученным данным можно произвести ранжирование рисков, что позволит выявить наиболее приоритетные из них.

Борьба с рисками — дело затратное, поэтому в первую очередь следует управлять рисками , имеющими наибольший приоритет! Управлять документами нужно так, чтобы свести к минимуму негативные последствия случайных и злонамеренных событий. И в момент проведения экспертизы ценности документов по истечении законодательно определенного срока хранения экспертной комиссией нужно всесторонне оценить важность дальнейшего хранения документов с точки зрения всех задач управления рисками.

Как показывает опыт, набор рисков индивидуален для каждой организации. Хотя можно выделить нечто общее. Итак, какие ситуации возникают достаточно часто? При работе с бухгалтерскими документами необходимо решать практически все задачи риск-менеджмента. Существуют ситуации, когда общий срок хранения бухгалтерских документов, определяемых законодательством, недостаточен для полного обеспечения защиты интересов организации. В реальной практике нередко возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не имеет возможности взыскать долги с контрагентов.

В этом случае и возникает дебиторская задолженность не организация должна деньги, а ей должны. Но возможна и другая причина — недобросовестный предприниматель налогоплательщик таким образом может вывести довольно значительные денежные средства из-под налогообложения.

Казалось бы, такого рода ситуации должны встречаться как редкое исключение, но налоговые органы о них помнят — проявляют бдительность и недоверчивость, от которой страдают и добросовестные компании 2. Действующее законодательство о бухгалтерском учете и налогообложении содержит особые правила учета и списания дебиторской задолженности, которая в обозримом будущем не будет погашена. Арбитражная практика показывает, что суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих возникновение дебиторской задолженности, даже если срок хранения таких документов 5 лет уже истек.

Еще раз подчеркнем: сложность возникает, если в деятельности организации возник убыток. Согласно правилам налогового учета он списывается в течение 10 лет. А в ситуации, когда убыток возник вследствие списания дебиторской задолженности а ее списание допускается не ранее, чем через 3 года после возникновения , срок возрастает до 16 лет!

А если документов не будет — вывод налоговой инспекции о необоснованном списании расходов на себестоимость, занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, штрафы за неуплату налогов и пени за весь период неуплаты.

Сколько же их набежит за то лет?! Например, счет-фактура, помимо использования при исчислении НДС, может содержать номер таможенной декларации, который понадобится таможенным органам. Если предприятие закупило партию товара в качестве сырья для производства, в дальнейшем номер таможенной декларации ему не понадобится.

Даже такой относительно простой вид договоров, как договоры купли-продажи, создает немало проблем при определении сроков их хранения. Реально же данные договоры следует хранить все время владения приобретенным имуществом, а иногда и дольше. Все зависит от вида имущества и ситуации. Следует отметить, что все сказанное относится только к работам, увеличивающим стоимость объекта недвижимости, то есть к капитальному ремонту.

Если же делается обычный ремонт, то такие затраты списываются на себестоимость в текущем периоде и не требуют увеличения стандартных сроков хранения документов. Если объектом купли-продажи выступают ценные бумаги, то для этого вида собственности действительно все, сказанное о недвижимости. Но есть и специфические моменты. Если ваша организация не сможет подтвердить свои права на владение акциями, то ее ожидают:. В ситуации активного рейдерства, которая сложилась в нашей стране, утрата договора купли-продажи долей в уставном капитале общества или акций может быть успешно использована против вас.

Этот тип договора вы не найдете в Гражданском кодексе. Фактически их нужно хранить все время, пока вложенные инвестиции не возвращены и не истек срок давности по всем видам взаимоотношений, возникших в ходе работы по такому договору.

Анализ рисков утраты всех видов договоров — тема отдельной статьи. Поэтому основное внимание мы уделили самым распространенным договорам купли-продажи. А сейчас переходим к рассмотрению рисков утраты следующих групп документов. Если основной объем госзакупок идет через конкурсы и тендеры, конкурсная документация является дополнительной документацией, подтверждающей законность сделки.

Кроме того, при возникновении каких-либо проблем с качеством приобретенных товаров или произведенных работ, при составлении судебного иска может потребоваться конкурсная документация для подтверждения соответствия или несоответствия закупленных товаров или услуг условиям проведения конкурса. Срок хранения для такой документации определен законодательством 3 годами см. Если установленный ранее срок хранения документов истек, но они могут понадобиться при проверке или в ходе судебного разбирательства, то такие документы уничтожать нельзя!

Документ — это оружие в судебных разбирательствах и броня при проведении налоговых и иных проверок. Нельзя оставаться безоружными, когда речь идет о финансах и безопасности компании. Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые бумаги из конкретной папки. А теперь предлагаем вашему вниманию забавную и при этом абсолютно реальную историю о том, как можно действовать, если при проверке все-таки обнаружилась нехватка каких-то документов.

Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы — финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно если не сказать, невозможно будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений.

Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо. Опубликовано в журнале " Делопроизводство и документоборот на предприятии ".

Как выбрать систему электронного документооборота? Анализ эффективности внедрения ECM-систем: примеры. Как оценить эффективность внедрения ECM-системы?

Войти Зарегистрироваться. Если пойти привычным путем Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения. Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников: перечни документов с указанием сроков хранения, утвержденные Росархивом, и.

Здесь стоит упомянуть:. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Выживание компании. Для достижения этой задачи стараются удержать издержки и другие параметры организации в границах, которые позволяют сохранить фирму как работающую и прибыльную.

Грамотная работа с одними издержками не может гарантировать прибыльности. Например, утрата банкиром доброго имени и доверия клиентуры приводит к невозможности бизнеса, даже очень хорошо организованного и потенциально высокоэффективного. Приемлемый уровень беспокойства. Ее обычно ставят владельцы фирмы или высшее руководство. Стабильность доходов.

Можно трактовать эту задачу как стабильность благосостояния всех сторон, заинтересованных в компании. Социальная ответственность. Удовлетворение требований извне. При организации работы с документами эта задача включает подготовку и сохранение документов, необходимых для юридической защиты в случае судебных разбирательств, а также для предъявления контролирующим органам налоговым, таможенным и др.

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

В деятельности любой организации формируются документы, сохранность которых она должна обеспечить. Количество документов напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения. Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год. Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.

По истечении этого срока данные автоматически удаляются с серверов Google. Срок хранения данных применяется на уровне пользователей и на уровне событий.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. Штраф за данное нарушение составляет от до 15 руб. Применение штрафных санкций по ст. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

Как определить срок хранения документа (используем риск-менеджмент)

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет п. Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации — 5 лет. Срок хранения документов по личному составу в году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от Важно Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других — новые сроки распространяются на весь архив.

Срок хранения штатного расписания

Акция месяца 8 88 Сроки хранения штатного расписания закреплены на законодательном уровне, однако в некоторых случаях могут быть скорректированы решением руководства. О том, каких сроков придерживаться, читайте в материале статьи. Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении. В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест.

.

.

Глава 47. Хранение (ст.ст. 886 - 926)

.

.

Правила и методики хранения документов

.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации.

.

.

.

.

.

.

.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментариев: 3
  1. handnfaseder1975

    Активировать демодоступ.

  2. neopeboldgi1980

    См. Энциклопедии и другие комментарии к статье ГК РФ Если срок хранения договором не предусмотрен и не может быть определен исходя из​.

  3. bunkballtily1989

    Энциклопедию решений.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2020 Юридическая консультация.